El Sistema de Gestión Virtual de Aprendices (SGVA) es un espacio diseñado para la consecución de los contratos de aprendizaje de los aprendices, así como la gestión de los mismos por parte de las empresas. En esta guía actualizada te explicamos qué es el SGVA, cómo funciona la plataforma paso a paso y qué significa cada uno de los estados del aprendiz, incluido el famoso «contrato no registrado».
¿Cómo ingresar a la plataforma SGVA?
Puedes acceder a la plataforma SGVA a través del enlace oficial: caprendizaje.sena.edu.co/sgva. Una vez allí, podrás apreciar que esta plataforma está disponible para Empresas, Aprendices y Funcionarios del SENA.
Los aprendices recibirán previamente un correo donde se les indica su usuario y contraseña. Para entrar a la plataforma debemos dirigirnos a la opción Aprendices, escribir nuestro usuario y contraseña, y darle clic en Iniciar sesión.
Nota: puedes darle clic al enlace Recuperar contraseña en caso de que la hayas olvidado.
También, en este espacio contamos con el Manual Aprendices, que podemos descargar ya que sirve de guía durante el proceso de consecución de la empresa patrocinadora.
Cuando ingresemos al Sistema SGVA contaremos con distintas opciones:
1. Menú de Inicio
En el Menú de Inicio podemos encontrar nuestro nombre y apellido completo, y el programa de formación. Aquí los aprendices pueden describir su perfil profesional, es decir, las habilidades, aptitudes y actitudes que tienen para desempeñarse en el sector productivo de acuerdo a su programa de formación. También encontraremos la Bandeja de Entrada, en la cual aparecerán las citaciones que nos envíen las empresas para asistir a las entrevistas.
2. Perfil
En el apartado de Perfil encontraremos toda la información personal:
- Nombres y apellidos
- Programa de formación
- Número de documento
- Dirección
- Teléfono
- Correo electrónico
- Información de ficha
Lo primero que debes hacer como aprendiz es dirigirte a la opción de Perfil y asegurarte de que estos datos corresponden a tus datos actuales. En caso contrario, debes actualizarlos, ya que esto facilita la comunicación de la empresa con el aprendiz.
Para actualizar tu información debes seguir los siguientes pasos:
- Dirígete al icono de Perfil.
- Dale clic al botón Actualizar Información.
- Llena el formulario con tus datos actuales.
- Una vez termines de llenar el formulario, dale clic al botón Guardar Cambios.
3. Buscar Empresas
En la opción de Buscar Empresas podemos filtrar las solicitudes de las empresas por departamento, ciudad o nombre específico de la empresa. Aquí aparecerán las empresas que están solicitando aprendices según el perfil de nuestro programa de formación. En cada recuadro podemos ver el detalle de la oferta con detenimiento y aplicar si cumplimos con los requisitos exigidos por la empresa.
Cabe destacar que los aprendices solamente pueden aplicar a una empresa. Esta tiene 15 días para comunicarse contigo o para definir el proceso. Durante este periodo, el SGVA no te permitirá aplicar a otra empresa.
4. Consultar Aplicaciones
Luego de haber aplicado a una empresa, en el apartado de Consultar Aplicaciones podemos ver la información de la empresa. Recuerda que debes acudir a todos los compromisos y citaciones que realice la empresa, de manera presencial o virtual.
Si le damos clic a la opción Ver detalle, aparecerá la información detallada de la empresa, como el nombre, dirección, contacto, correo electrónico y teléfono. Si la empresa no se ha comunicado contigo mediante la bandeja de entrada, de manera respetuosa puedes comunicarte con ella por teléfono, correo electrónico, etc.
También tenemos el botón Carta de Certificación. Esta es una carta de tipo informativo dirigida a la empresa, en la que se presenta al aprendiz que está en proceso de selección.
5. Consultar Contratos
Cuando la empresa que te haya seleccionado realice el registro del contrato en la plataforma SGVA, puedes acceder al apartado de Consultar Contratos para ver el detalle del mismo. Aquí encontrarás la siguiente información:
- Información de la empresa
- Fecha de inicio y finalización del contrato
- EPS
- ARL
¿Qué significan los estados del aprendiz en la plataforma SGVA?
Uno de los puntos que más dudas genera es el significado de los estados que puede tener un aprendiz en el SGVA. Estos son los principales:
1. Estado Disponible
El aprendiz se encuentra disponible para aplicar a un proceso de selección con una empresa. Para ello te aconsejamos:
- Mantener tus datos actualizados para facilitar la comunicación con las empresas.
- Aplicar a una oferta de empresa que requiera tu perfil.
- Ingresar a diario a la plataforma SGVA, de lo contrario el sistema te inhabilitará.
2. En Proceso de Selección
Con este estado no puedes aplicar a otra oferta de contrato de aprendizaje hasta que la empresa termine el proceso y puedas registrar la observación. Si pasados 15 días calendario la empresa no ha definido el proceso, el sistema te permitirá retirarte para aplicar a otras ofertas.
3. En Proceso de Selección Abierto
Este estado indica que no has cerrado el proceso de aplicación, ya que tanto el aprendiz como la empresa deben cerrarlo. Para ello debes registrar la observación y así cerrar el proceso, con el fin de poder aplicar a otra oferta.
4. Contrato No Registrado: ¿qué significa?
El estado «Contrato no registrado» significa que ya fuiste seleccionado por la empresa, pero el contrato de aprendizaje aún no ha sido registrado en la plataforma SGVA. En esta etapa, la empresa debe solicitar a través del SGVA una carta de fecha; este estado aparece en el periodo en el que se envía dicha carta a la empresa y se firma el contrato de aprendizaje entre la empresa y el aprendiz.
¿Qué debes hacer? Comunícate con la empresa para recordarle que debe registrar el contrato correspondiente en la plataforma SGVA. Mientras no lo registre, tu estado seguirá apareciendo como «contrato no registrado».
5. Contratado
Este estado aparece cuando la empresa ha registrado el contrato de aprendizaje, y así inicia el proceso de nuestra etapa productiva, en la que debemos cumplir los compromisos adquiridos con la empresa.
6. Inhabilitado por Actualización
Este estado lo genera la plataforma cuando identifica que el aprendiz deja de ingresar durante varias semanas. Por ello, la recomendación es ingresar mínimo tres veces por semana y mantener los datos actualizados.
7. Aprendiz No Interesado en Contrato
Este estado se genera cuando el aprendiz rechaza las ofertas de las diferentes empresas.
Es importante que, al cumplir la mayoría de edad, realices la actualización de tu documento en la plataforma SGVA.
Preguntas Frecuentes
¿Qué es el SGVA del SENA?
El SGVA (Sistema de Gestión Virtual de Aprendices) es la plataforma del SENA donde los aprendices buscan empresa patrocinadora para su etapa productiva y donde las empresas gestionan y registran los contratos de aprendizaje.
¿Qué significa «contrato no registrado» en el SGVA?
Significa que ya fuiste seleccionado por una empresa, pero el contrato de aprendizaje aún no ha sido registrado en la plataforma SGVA. Debes comunicarte con la empresa para recordarle que registre el contrato; mientras no lo haga, tu estado seguirá como «contrato no registrado».
¿A cuántas empresas puedo aplicar al mismo tiempo en el SGVA?
Solo puedes aplicar a una empresa a la vez. Esa empresa tiene 15 días para comunicarse contigo o definir el proceso, y durante ese periodo el SGVA no te permitirá aplicar a otra oferta.
¿Por qué me inhabilitaron en el SGVA?
El sistema inhabilita al aprendiz cuando deja de ingresar durante varias semanas. Para evitarlo, ingresa mínimo tres veces por semana y mantén tus datos actualizados.